Bien que le courrier électronique soit toujours un outil très utile, ce n'est un secret pour personne qu'il s'agit d'un canal de communication qui a perdu de son importance. Selon certaines statistiques, 62 % des e-mails reçus par un employé moyen ne sont pas importants.
Ainsi, en matière de communication interne, le courrier électronique n'est pas le meilleur canal pour tous les types de messages. De plus, selon ces mêmes données statistiques, l'email est le canal de service client le moins préféré des consommateurs avec 23%.
Pour être honnête, il est probable que nous ayons tous déjà mis plus de 24h pour répondre à un mail important et aussi que nous ayons reçu une réponse très tardive.
Optimisez la ligne "sujet"
La communication commence avant même le premier mot de l'email, puisque le sujet fait partie du message, puisqu'il le contextualise et fonde un postulat.
C'est une première impression, donc ça compte beaucoup. Peu importe que vous soyez un réseauteur construisant un réseau de contacts , que vous n'envoyiez que des e-mails d'entreprise ou que vous envoyiez une offre à un client, une bonne ligne d'objet vous aidera à vous démarquer. Et la chose est encore plus troublante si le destinataire du message utilise son *smartphone* :
Alors qu'un service de messagerie affiche 60 caractères dans un navigateur, il n'affiche généralement que 25 à 30 caractères sur son application mobile. Vous avez des demi-caractères pour être efficace !
Vous pouvez contrer cela en utilisant les mots les plus importants au début, voici quelques exemples :
- Cuisine thaïlandaise pour le dîner?
- Réunion mensuelle de suivi, vendredi 11h
- Offre pré Black Friday ! 25 % de réduction uniquement pour aujourd'hui
S'il s'agit d'un e-mail de communication d'entreprise ou interne, le destinataire est susceptible de le lire dans les deux sens, mais la ligne d'objet peut faire la différence entre lire et répondre rapidement ou le laisser pour plus tard ou le lendemain.
Soyez concis, évitez la sur-communication
Non seulement il existe une surcommunication, mais il est très facile d'y tomber lors de l'envoi d'e-mails.
Vous souvenez-vous de la statistique qui dit que 62 % des e-mails reçus par un employé moyen sont sans importance ? Cette donnée cache un bel exemple de sur-communication en entreprise, certaines organisations envoient trop d'e-mails à leurs employés avec des informations qui ne sont pas nécessaires pour tout le monde.
De plus, il ne s'agit pas seulement du nombre d'e-mails, mais de l'importance des informations contenues dans chacun. Si vous avez déjà reçu un e-mail et que vous ne savez pas trop quoi faire de cette information, ou si après avoir envoyé un e-mail, vous avez considéré qu'il y avait un moyen plus court de dire ce que vous avez déjà dit, alors vous avez fait l'expérience directe de la sur- communication.
Mais ce n'est pas seulement dû au fait de ne pas savoir discerner ce qui est vraiment important, il est courant de tomber dans une sur-communication pour éviter une réponse inconfortable.
Utilisez des espaces pour séparer les idées importantes
Tout comme un espace calme est essentiel pour prendre de bonnes décisions, un espace blanc (ou un espace noir si le mode nuit est activé) est important pour mettre en évidence les informations importantes dans les e-mails.
Si vous êtes dans le monde de la vente en ligne , il est pratique d'utiliser des points pour séparer les idées et donner à chacune sa pertinence.
Chacune des idées principales devrait avoir un espace qui leur permette de souligner leur importance individuellement.
Il est même possible d'appliquer cela aux e-mails de communication interne, afin que le destinataire puisse facilement se souvenir de ce qui est vraiment important et ne pas avoir à discerner les parties d'un tout par lui-même. Exemple, au lieu de :
Si vous êtes émotif, n'écrivez pas d'emails !
Nous sommes humains, nous n'avons pas à renier nos émotions. Cependant, il est souvent pratique d'éviter d'envoyer des e-mails lorsque les émotions sont fortes.
Il est courant de faire et de dire des choses sans penser aux conséquences lorsqu'on se laisse emporter par des émotions fortes comme la colère.
Dans une interaction en face à face, des excuses pourraient suffire à minimiser les conséquences, mais la communication écrite laisse des impressions plus fortes car le destinataire donne le ton du message et l'absence de gesticulation met l'accent sur ce qui est écrit comme littéral.
Mais la colère n'est pas la seule émotion qui peut induire en erreur un e-mail. L'euphorie peut entraîner le contournement du protocole de certaines communications. Certains destinataires peuvent ne pas s'en soucier ou laisser passer, mais s'il s'agit d'une communication avec un client, vous n'aimerez peut-être pas le ton informel ou amical du message.
En général, des émotions très vives peuvent obscurcir la raison nécessaire à une communication optimale.
Appuyez-vous sur les outils
Écrire un e-mail est très facile, mais cela ne signifie pas que le support ne fait pas de mal.
L'équipe Microsoft propose trois outils essentiels pour rédiger de meilleurs emails :
- Compteur de mots : Cela vous aidera à rester concis.
- Éditeur de texte avec dictionnaire : Gmail possède son propre outil d'orthographe, mais il n'est pas inutile d'utiliser le dictionnaire d'un éditeur de texte pour trouver d'éventuelles erreurs.
- Modèles : dans le cas où les e-mails que vous envoyez se ressemblent, vous pouvez utiliser des modèles pour faciliter l'échange de messages. N'oubliez pas de les personnaliser afin que les messages soient pertinents.
Sur cette liste figuraient des aspects importants tels que la relecture des messages avant de les envoyer et le maintien de l'éducation et de la courtoisie .